Клиенты

Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации — многофункциональное экспертно-аналитическое учреждение, осуществляющее деятельность в сфере оперативной аналитики и перспективных научных исследований, организующее тренинговые мероприятия по программно-целевому управлению.
В рамках внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, помимо классического делопроизводства, осуществлялся перенос исторической информации из предыдущей СЭД МОТИВ, а также внедрения интеграционных решений по взаимодействию с другими государственными органами:
• Подключение СЭД к Межведомственному электронному документообороту;
• Обмен показателями в рамках системы межведомственного электронного взаимодействия
• Интеграция с единым порталом государственных услуг.
Для ускорения обработки документов отделом делопроизводства, а также для реализации возможности полнотекстового поиска по отсканированным документам, было реализовано автоматическое занесение документов в систему на основании штрих-кода с возможностью распознавания средствами ABBYY Recognition server.
Вовлечение Руководства в электронный документооборот было достигнуто путем внедрения мобильного автоматизированного рабочего места iDecide Documents for DIRECTUM.

Назарбаев Университет — современный и интенсивно развивающийся международный университет, находящийся в самом сердце Евразии – городе Астана, столице Республики Казахстан. Это первый университет Казахстана, работающий в соответствии с международными академическими стандартами и руководствующийся принципами автономности и академической свободы.

Российский фонд прямых инвестиций (РФПИ) – инвестиционный фонд, созданный для привлечения иностранных инвестиций в лидирующие компании наиболее быстрорастущих секторов российской экономики.
Внедрение системы электронного документооборота и управление взаимодействием DIRECTUM в РФПИ начиналось с таких классических задач как делопроизводство и управление договорной деятельностью. Проект успешно завершился в 2011 году.
По итогам первичного внедрения сотрудники РФПИ оценили систему DIRECTUM как удобный инструмент по автоматизации различных процессов деятельности, после чего последовало ее активное развитие.
В рамках развития были автоматизированы такие процессы, как управление командировками и авансовыми отчетам, согласование счетов на оплату, различные виды заявок и другие процессы деятельности. Для оперативного принятия решений и вовлечения Руководства компании в электронный документооборот были использованы мобильные приложения DIRECTUM.
Система DIRECTUM в РФПИ активно развивается и по сей день, покрывая все новые направления управления контентом и повышая эффективность деятельности сотрудников.

КазМинералз является одной из ведущих международных компаний по добыче и переработке природных ресурсов. Внедрение системы DIRECTUM осуществлялось в подразделении, управляющем перспективными направления разработки новых месторождений Бозшаколь и Актогай.
В рамках внедрения в первую очередь автоматизировались процессы по управлению классическим делопроизводством и организации работы с совещаниями, также была реализована интеграция в части кадровой деятельности с основной ERP-системой компании – Oracle e-Business Suite.
Основной спецификой проекта являлось то, что большинство сотрудников организации, в том числе и Руководящий состав – англоговорящие. В виду чего вся проектная документация была подготовлена на английском языке в соответствии с рекомендациями PMBOK.
Благодаря успешному опыту внедрения и использования системы, в настоящий момент рассматривается тиражирование системы на всю группу компаний КазМинералз.

Технополис «Москва» — это специализированная территория для развития высокотехнологичных производств, расположенная в непосредственной близости от центра столицы.
Целью развития Технополиса является формирование инновационной экосистемы города путем предоставления максимально благоприятных условий для размещения российских и зарубежных высокотехнологичных компаний.
Проект реализуется под руководством Департамента науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы.

Страховая компания «НСК» создана в 1996 году. Сегодня компания – один из крупнейших страховщиков Казахстана. АО «НСК» на протяжении многих лет уверенно занимает лидирующие позиции по ключевым направлениям страхования, благодаря сильной стратегии, высоким стандартам и компетентным менеджерам.
В 2015 году в АО «НСК» успешно прошло внедрение Системы DIRECTUM версии 5.0, а за последующий год прошла автоматизация ряда дополнительных процессов на базе Системы DIRECTUM.
Кроме классических процессов делопроизводства по обработке входящей и исходящей корреспонденции, а также исполнению поручений, были автоматизированы следующие бизнес-процессы:
• Согласование протоколов заседаний Верховного совета компании;
• Обработка обращений клиентов компании;
• Подготовка и согласование договоров, а также отслеживание их исполнения и сроков действия с информированием ответственных лиц (кураторов) о необходимости продления или составления новых договоров;
• Планирование и учёт бюджета по статьям расходов для каждого подразделения с отслеживанием исполнения бюджета и контролем лимитных сумм;
• Согласование заявок на оформление доверенностей на осуществление страховой деятельности по видам страховых продуктов для филиалов компании;
• Согласование бухгалтерских счетов с генерацией платежных поручений в формате SWIFT.

Всероссийский государственный университет юстиции (РПА Минюста России) является центральным образовательным и научным учреждением Министерства юстиции Российской Федерации и одним из крупнейших юридических центров страны.

При внедрении Системы DIRECTUM было применено классическое решение для ВУЗов, включающее автоматизацию классического делопроизводства, а также учебной деятельности.

Пользователями системы являются около 300 человек из 15 филиалов Университета.

Московский политехнический университет (бывший Московский государственный машиностроительный университет – МАМИ) создан путем реорганизации в форме слияния нескольких московских ВУЗов. Университет является крупнейшей научной и образовательной организацией, готовящей квалифицированных специалистов для производства в технической и гуманитарной областях.

В процессе внедрения Системы DIRECTUM были автоматизированы классические процессы делопроизводства, кадровой и учебной деятельности. В рамках глубокой интеграции с 1С:Предприятие 8.3 была автоматизирована процедура передачи кадровых и учебных приказов на согласование в систему DIRECTUM с возможностью регулярного получения статусов по документу.

В настоящий момент система переведена на последнюю актуальную версию платформы DIRECTUM, ведутся работы по разработке архива документов по студентам, а также развитию интеграционного взаимодействия с 1С.

Республиканское государственное предприятие «Восточно-Казахстанский государственный технический университет имени Д.Серикбаева» ведет свою образовательную деятельность с 1958 года и обеспечивает подготовку специалистов по широкому спектру инженерно-технических, информационно-технологических, экономико-управленческих, естественно-научных, архитектурно-дизайнерских специальностей бакалавриата, магистратуры, докторантуры PhD для экономики страны. В настоящее время ВКГТУ — один из крупнейших вузов Казахстана, ведущий в Восточно-Казахстанской области центр науки, образования и культуры. В составе университета 3 факультета, 22 кафедры.
Основным объектом автоматизации служили процессы документационного обеспечения. В ходе внедрения удалось оптимизировать процессы согласования – около 200 видов приказов по учебной, хозяйственной и кадровой деятельности были автоматизированы единым маршрутом с динамической актуализацией при помощи матрицы соответствий.
При внедрении Системы DIRECTUM также были учтены следующие особенности Заказчика: необходимость интеграции с порталом и с системой 1С:Предприятие, подключение к системе территориально распределенных подразделений.

ТОО «Шымкентпиво» (Шымкентский пивоваренный завод) является одним из крупнейших производителей пива в Казахстане. Предприятие обладает богатой и успешной историей с момента основания – 1976 года. У Компании разветвленная региональная дистрибьюторская сеть, охватывающая все области Казахстана
Изначально структура предприятия включала подразделения, отвечающие за разные направления деятельности. В рамках реструктуризации это крупное промышленное предприятие было преобразовано в группу компаний, подразделения по видам деятельности были выделены в самостоятельные юридические лица. У каждого департамента появилась своя бухгалтерия, свой отдел кадров, свой отдел материально-технического обеспечения и другие.
Система DIRECTUM обеспечила информационно-аналитическую поддержку сквозных процессов делопроизводства, договорной и финансовой деятельность в условиях измененной структуры компании, и позволила реализовать следующие требования:
• разгрузить первого руководителя в работе с документами, обеспечить делегирование полномочий;
• повысить мобильность руководителей и ускорить рассмотрение документов;
• разработать специфические алгоритмы расчета показателей эффективности для расчета KPI сотрудников;
• подключить для работы в системе все региональные филиалы компании;
• упростить процедуру оплаты счетов, используя интеграцию с 1С:Предприятие.

Издательство «Академкнига/Учебник» — крупное издательство учебной и академической литературы, 20 лет успешно работает в сфере издания учебной литературы для дошкольного образования, учебников и учебных пособий для начальной и основной школы, учебных пособий для учителей, повышающих свою квалификацию. В каждом созданном учебном пособии издательство старается сочетать традиционную академическую глубину и современные образовательные технологии.

С помощью системы DIRECTUM были автоматизированы договорная, кадровая, финансовая, а также издательская деятельность организации. Стоит выделить типовое решение «Управление заказами» позволяющее управлять заказами на всех этапах жизненного цикла: Формирование, Согласование, Подготовка реализации, Выполнение, Прием.

Особое внимание было уделено контролю. Это связано с большим количеством документов (служебных записок, коммерческих предложений, сводок, отчётов, приказов, договоров и счетов), которые должны пройти по множеству подразделений. Стоит отметить также автоматизацию процесса подготовки договоров, в котором договоры полностью автоматически формируются при помощи макетов, учитывая количество вовлеченных сторон.

АО «Меткомбанк» — крупнейший коммерческий банк Вологодской области с активами более 35 млрд рублей, занимающий лидерские позиции на рынке автокредитования. По количеству предоставленных автокредитов и общему объему портфеля Меткомбанк входит в рейтинг ТОП-10 российских банков.

ООО «Группа ПИРС Девелопмент» основана в 1994 году. В настоящее время в холдинг входит 8 подразделений, в том числе служба заказчика и отдел управления строительными проектами. Основными направлениями деятельности компании являются строительство, инвестиции и девелопмент.

КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ:

• Оптимизация внутреннего документооборота
• Автоматизация ключевых бизнес-процессов на уровне подразделений организации

РЕШЕНИЕ:

В рамках проекта будут внедрены следующие модули и сервисы СЭД DIRECTUM:

• Базовые модули системы;
• модуль «Канцелярия»;
• модуль «Управление договорами»;
• веб-доступ.

Также существует интеграция DIRECTUM с системой «1С: Предприятие» и настройка эффективного обмена данными между двумя системами.

Внедрение СЭД DIRECTUM в ООО «Группа ПИРС Девелопмент» обеспечило слаженность всех бизнес-процессов, протекающих в организации, что позволило повысить уровень исполнительской дисциплины, не нарушая при этом существующих в ней организационных и технических регламентов.

Московский институт стали и сплавов в 2006 году принял решение о внедрении системы электронного документооборота.

Цели внедрения:

• повышение эффективности работы подразделений;
• повышение управляемости;
• снижение расходов на документооборот.

Для достижения целей внедрения в рамках СЭД были решены следующие задачи:

• сокращение времени согласования документов;
• повышение исполнительской дисциплины;
• обеспечение прозрачности работы сотрудников;
• создание сквозного электронного документооборота с филиалами;
• создание единого электронного архива;
• интеграция с внутренними информационными системами.

В качестве консультанта для решения указанных задач МИСиС на конкурсной основе привлек департамент ECM-систем компании «МНПП Намип». В качестве инструмента для решения поставленных задач ВУЗа консультантами была предложена ECM-система DIRECTUM. Консультанты были уверены, что возможности и функционал системы позволят успешно достичь заявленных целей.

В рамках проекта внедрения были автоматизированы бизнес-процессы организационно-распорядительного и административного документооборота ВУЗа, в том числе сквозная работа бизнес-процессов ВУЗа и филиалов. Была обеспечена подготовка и создание документов по утвержденным руководством МИСиС шаблонам документов. Для исключения возможности потери документов, упрощения их поиска и коллективной работы над документами была организован электронный архив. Также, одной из важнейших задач, поставленных руководством ВУЗа, была реализация механизма контроля исполнения административных решений: формирование поручений, доведение их до конечных исполнителей и контроль сроков исполнения заданий.

Таким образом, в результате внедрения системы электронного документооборота (СЭД), сократилось время на подготовку документов, организовалось единое оформление и маршруты согласования документов, их соответствие корпоративным и образовательным стандартам. Внедрение системы ускорило процесс согласования документов, а маршрут прохождения организационно-распорядительных документов стал более прозрачным. Все это позволило повысить эффективность и упростить работу, снизив трудозатраты сотрудников ВУЗа, даже в горячую пору зимней сессии.

Основными сложностями при внедрении были специфичность организации бизнес-процессов и документооборота ВУЗа, а также низкая заинтересованность рядовых сотрудников во внедрении. Тем не менее, сервисы моделирования и настройки бизнес-процессов, а также средства разработки позволили консультантам и разработчикам департамента ECM максимально адаптировать систему под требования ВУЗа. Особенно облегчило консультантам решение данной задачи серьезный опыт департамента ECM компании «МНПП Намип» во внедрении информационных систем в сфере образования.

Низкую заинтересованность сотрудников удалось преодолеть за счет максимально возможного вовлечения персонала ВУЗа в процесс внедрения системы. Это позволило консультантам дать понимание в необходимости системы для ВУЗа, а также создать личную заинтересованность в системе для пользователей. В рамках последующих этапов развития СЭД, была реализована интеграция с внутренними информационными системами ВУЗа (1С, Бухгалтерия, Кадры и штатное расписание и др.), что исключило двойной ввод информации, а также обеспечило прямой доступ к документам СЭД непосредственно из других информационных систем. Также, была реализована интеграция с информационной системой управления учебным процессом, что позволило хранить и согласовывать документы, связанные с учебной деятельностью ВУЗа. На сегодняшний день в СЭД DIRECTUM работает большинство сотрудников ВУЗа. Всего было автоматизировано более 600 рабочих мест, что оказалось выше изначально запланированных 400 мест. Количество действующих на сегодняшний день электронных документов в системе более 100 тыс.

Московский институт стали и сплавов (университет) – ведущее образовательное учреждение страны, которое готовит специалистов в области металлургии. В ВУЗе работают более 2,5 тыс. сотрудников и учатся более 10 тыс. студентов. МИСиС обладает развитой инфраструктурой, в его состав входят 6 институтов, 4 филиала и 9 научно-исследовательских центров. С 2003 года МИСиС среди немногих других университетов аккредитован в качестве научной организации. Университет ведет исследования по всем 8 приоритетным направлениям науки и техники, утвержденным Правительством РФ. Согласно Указу Президента Российской Федерации от 7 октября 2008 года. МИСиС и МИФИ стали первыми в стране национальными университетами.

ООО «МОНЭКС ТРЕЙДИНГ» – компания, работающая по системе франчайзинга и специализирующаяся на развитии магазинов розничной торговли всемирно известных торговых марок: Mothercare, Next, M•A•C, The Body Shop, Justice.
В рамках внедрения системы DIRECTUM были автоматизированы процессы не характерные для документооборота в классическом понимании: управление вакансиями и подбор персонала, управление командировками и авансовые отчеты, управление промоакциями, IT-заявки и другие.
Особое внимание уделялось своевременному оповещению пользователей о различных события по средствам электронной почты. Также была реализована интеграция с ERP-системой 1С в части управления HR-данными.
В настоящий момент система продолжает активно развиваться в сторону управления контентом, постепенно автоматизируя ту деятельность, для которой ранее служил портал на базе SharePoint.

ЗАО «Энергопроект» основана в 1998 г. как компания, предоставляющая свои услуги на рынке EPC-контрактов по строительству электроэнергетических объектов. Компания исполняет проекты реализации сооружения объектов генерации «под ключ», включая их проектирование, поставку основного и вспомогательного оборудования, строительство, монтаж, наладку и пуск в эксплуатацию.

Руководство ЗАО «Энергопроект» уделяет особое внимание росту компании. На волне динамичного развития компании в ЗАО «Энергопроект» требовалось модернизировать информационное пространство и обеспечить централизованное хранение документов в электронном виде. Также ставились задачи по контролю сроков и качества исполнения поручений.

Для решения всех этих вопросов руководством ЗАО «Энергопроект» был взят курс на внедрение ECM-системы управления корпоративной информацией DIRECTUM. В рамках реализации проекта внедрения электронного документооборота в компании «Энергопроект» были решены задачи автоматизации делопроизводства и управления документацией. Также в рамках первого этапа был создан электронный архив компании — единое хранилище документов с возможностями удобного создания, надежного хранения и гибкой работы и поиска. Было проведено обучение сотрудников компании «Энергопроект». В рамках развития системы была проведена автоматизация ряда сквозных бизнес-процессов предприятия. После введения системы в промышленную эксплуатацию ЗАО «Энергопроект» вышло на новый уровень развития и обеспечил себе на рынке высокие конкурентные позиции.

Казахский Национальный университет им. аль-Фараби — крупнейший в Казахстане образовательный и научный центр — основан 15 января 1934 года. В рейтинге многопрофильных университетов страны КазНУ занимает первое место. Обладает особым статусом ведущего классического университета Казахстана, национальный лидер инновационного развития высшего профессионального, послевузовского образования и науки, первый среди высших учебных заведений страны.
КазНУ им. Аль-Фараби стал первым проектом внедрения DIRECTUM в Казахстане. В рамках проекта в 2009 году была внедрена система электронного документооборота во всех подразделениях Университета, автоматизированы рабочие места основного руководящего персонала (около 300 пользователей). Был автоматизирован классический документооборот, деятельность по организации и проведению Совещаний.
За последние 7 лет было успешно выполнено 4 проекта по развитию системы, в рамках которых были автоматизированы договорная деятельность, учебная деятельность и кадровый документооборот. Была осуществлена глубокая интеграция с основными информационными системами ВУЗа – с 1С:Предприятием 8.3 в части кадровой деятельности, и с системой по управлению учебной деятельностью «Универ», собственной разработкой КазНУ.
На данный момент в системе работает около 800 пользователей и автоматизировано более 50 различных бизнес-процессов, что существенно повысило эффективность деятельности Университета.

«Грундфос Истра» – российское предприятие концерна GRUNDFOS, одного из мировых лидеров в производстве насосного оборудования. Собственное производство продукции концерна GRUNDFOS в России было открыто в 2005 году, что позволило компании предлагать своим клиентам кратчайшие сроки поставки, высокое качество и нестандартное исполнение собираемого оборудования. Для укрепления позиций на рынке, руководство компании «Грундфос Истра» делает акцент на повышении качества производимого оборудования и его сервисном обслуживании, уровне квалификации сотрудников, информационной открытости, усовершенствовании процессов, необходимых для дальнейшего развития компании.

Оптимизация документооборота и основных направлений взаимодействия стала одной из важнейших задач в рамках курса на стандартизацию бизнес-процессов. В связи с чем, руководство компании «Грундфос Истра» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. В качестве платформы была выбрана система DIRECTUM.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ:

• создание электронного архива первичных финансовых документов;
• импорт данных в электронный архив из учетной системы предприятия;
• создание механизма формирования отчетности по документообороту предприятия.

РЕШЕНИЕ:

Решение поставленных задач основано на функционале Базовых модулей системы DIRECTUM, а также модуля «Управление договорами». Их использование позволяет перевести в электронный вид и оптимизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, упрощает процессы создания и согласования документов, повышает эффективность договорной деятельности. Также в рамках внедрения был создан электронный архив с использованием Служб ввода и преобразования документов DIRECTUM DCTS. Данное решение позволяет сотрудникам компании «Грундфос Истра» решить проблему преобразования большого количества документации, получаемой от внешних источников. Для интеграции системы DIRECTUM с SAP используется Коннектор к системе SAP R/3, что позволяет создать внутри компании единое информационное пространство.

ДВФУ — один из крупнейших вузов на Дальнем Востоке России, академический форпост страны в Азиатско-Тихоокеанском регионе.