Московский институт стали и сплавов в 2006 году принял решение о внедрении системы электронного документооборота.
Цели внедрения:
- повышение эффективности работы подразделений;
- повышение управляемости;
- снижение расходов на документооборот.
Для достижения целей внедрения в рамках СЭД были решены следующие задачи:
- сокращение времени согласования документов;
- повышение исполнительской дисциплины;
- обеспечение прозрачности работы сотрудников;
- создание сквозного электронного документооборота с филиалами;
- создание единого электронного архива;
- интеграция с внутренними информационными системами.
В качестве консультанта для решения указанных задач МИСиС на конкурсной основе привлек департамент ECM-систем компании «МНПП Намип». В качестве инструмента для решения поставленных задач ВУЗа консультантами была предложена ECM-система DIRECTUM. Консультанты были уверены, что возможности и функционал системы позволят успешно достичь заявленных целей.
В рамках проекта внедрения были автоматизированы бизнес-процессы организационно-распорядительного и административного документооборота ВУЗа, в том числе сквозная работа бизнес-процессов ВУЗа и филиалов. Была обеспечена подготовка и создание документов по утвержденным руководством МИСиС шаблонам документов. Для исключения возможности потери документов, упрощения их поиска и коллективной работы над документами была организован электронный архив. Также, одной из важнейших задач, поставленных руководством ВУЗа, была реализация механизма контроля исполнения административных решений: формирование поручений, доведение их до конечных исполнителей и контроль сроков исполнения заданий.
Таким образом, в результате внедрения системы электронного документооборота (СЭД), сократилось время на подготовку документов, организовалось единое оформление и маршруты согласования документов, их соответствие корпоративным и образовательным стандартам. Внедрение системы ускорило процесс согласования документов, а маршрут прохождения организационно-распорядительных документов стал более прозрачным. Все это позволило повысить эффективность и упростить работу, снизив трудозатраты сотрудников ВУЗа, даже в горячую пору зимней сессии.
Основными сложностями при внедрении были специфичность организации бизнес-процессов и документооборота ВУЗа, а также низкая заинтересованность рядовых сотрудников во внедрении. Тем не менее, сервисы моделирования и настройки бизнес-процессов, а также средства разработки позволили консультантам и разработчикам департамента ECM максимально адаптировать систему под требования ВУЗа. Особенно облегчило консультантам решение данной задачи серьезный опыт департамента ECM компании «МНПП Намип» во внедрении информационных систем в сфере образования.
Низкую заинтересованность сотрудников удалось преодолеть за счет максимально возможного вовлечения персонала ВУЗа в процесс внедрения системы. Это позволило консультантам дать понимание в необходимости системы для ВУЗа, а также создать личную заинтересованность в системе для пользователей. В рамках последующих этапов развития СЭД, была реализована интеграция с внутренними информационными системами ВУЗа (1С, Бухгалтерия, Кадры и штатное расписание и др.), что исключило двойной ввод информации, а также обеспечило прямой доступ к документам СЭД непосредственно из других информационных систем. Также, была реализована интеграция с информационной системой управления учебным процессом, что позволило хранить и согласовывать документы, связанные с учебной деятельностью ВУЗа. На сегодняшний день в СЭД DIRECTUM работает большинство сотрудников ВУЗа. Всего было автоматизировано более 600 рабочих мест, что оказалось выше изначально запланированных 400 мест. Количество действующих на сегодняшний день электронных документов в системе более 100 тыс.
Московский институт стали и сплавов (университет) – ведущее образовательное учреждение страны, которое готовит специалистов в области металлургии. В ВУЗе работают более 2,5 тыс. сотрудников и учатся более 10 тыс. студентов. МИСиС обладает развитой инфраструктурой, в его состав входят 6 институтов, 4 филиала и 9 научно-исследовательских центров. С 2003 года МИСиС среди немногих других университетов аккредитован в качестве научной организации. Университет ведет исследования по всем 8 приоритетным направлениям науки и техники, утвержденным Правительством РФ. Согласно Указу Президента Российской Федерации от 7 октября 2008 года. МИСиС и МИФИ стали первыми в стране национальными университетами.